Fungsi Pengawasan

1. Pengertian Pengawasan

Dalam melakukan suatu pekerjaan, manusia seringkali melakukan kesalahan karena manusia tidak ada yang sempurna (nobody is perfect). Suatu pekerjaan harus dikendalikan dengan standar-standar yang berhubungan dengan pekerjaan dan tujuan yang akan dicapai. Karena pekerjaan yang dilakukan manusia tidak akan selalu sempurna, maka diperlukan cara untuk memperbaikinya. Berdasarkan hal tersebut, pengawasan merupakan suatu proses kegiatan yang dilakukan untuk memantau, mengukur, dan bila perlu melakukan perbaikan atas pelaksanaan kerja sehingga apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Certo mengatakan, “Control is making things happen as planned”. Sedangkan controlling ia katakan, “is the process managers go through to control”.

2. Tujuan Pengawasan

Sesuai dengan penjelasan sebelumnya, maka dapat ditemukan tujuan pengawasan adalah sebagai berikut:

1) Menyuplai pegawai-pegawai manajemen dengan informasi-informasi yang tepat pada waktunya, teliti dan lengkap tentang apa yang dilaksanakan.

2) Memberi kesempatan pada mereka dalam meramalkan rintangan-rintangan terhadap produktivitas secara teliti dan mengambil langkah-langkah untuk menghapuskan atau mengurangi gangguan semacam itu.

3) Setelah kedua hal tersebut dilaksanakan, kemudian mereka membawa kepada langkah terakhir dalam mencapai produktivitas yang maksimum dan pencapaian yang memuaskan dari pada hasil-hasil yang diharapkan.

3. Proses Pengawasan

Tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan : (1) Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum atau khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan. (2) Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran yang tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini. (3) Kegiatan mengadakan koreksi.

4. Tingkatan Pengawasan.

Tingkatan pengawasan dijabarkan sebagai berikut : (1) Pengawasan strategik, memonitor faktor-faktor kritis lingkungan yang akan berpengaruh terhadap tingkatan stategi organisasi untuk meyakinkan bahwa perencanaan strategik diimplementasikan sebagaimana yang diinginkan. (2) Pengawasan taktik, difokuskan pada penilaian implementasi perencanaan taktis tingkat departemen untuk memonitor hasil yang dicapai secara periodik dan mengambil tindakan koreksi bilamana diperlukan. (3) Pengawasan operasional, berfokus mengawasi implementasi rencana operasional akan hasil dari hari ke hari dan mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan.

Dasar Sistem dan Ruang Lingkup Pengawasan

1. Dasar Sistem Pengawasan

Dalam sistem pengawasan selalu dijumpai rangkaian aktivitas : (1) Menetapkan ukuran pelaksanaan yang akan memastikan tingkat dari kesuksesan personil, proyek-proyek, operasi-operasi atau sistem yang menarik. (2) Menetapkan set standar tingkatan-tingkatan dari setiap tingkatan untuk tiap tingkatan yang terpilih. (3) Mengukur tindakan nyata dari tiap individu atau sistem seperti percobaan mereka untuk mencapai hasil yang direncanakan. (4) Membandingkan standar dan tindakan nyata dari laporan nyata daripada perbandingan individu dan manajer yang dapat mengambil tindakan perbaikan. (5) Ambil tindakan perbaikan ketika diperlukan untuk mengecilkan beberapa ketidaksesuaian antara rencana dan aktivitas nyata dan hasil.

Jantung dari sistem pengawasan itu adalah “Feed Back” bagian dimana informasi dilaporkan, sumber-sumber yang menyebabkan pelaksanaan yang tidak sesuai dengan yang dikehendaki / ditemukan, dan koreksi-koreksi dilaksanakan. Untuk dapat memahami “feed back” model pengawasan, akan lebih baik jika kita singgung dalam konsep “open loop” dan “closed loop system”. Sistem closed loop ialah suatu sistem yang tidak memerlukan pengawasan lebih jauh atau tidak bisa diawasi sama sekali selama sistem pengawasan ini berlangsung. Sistem terbuka (open loop system) merupakan sistem yang secara terus-menerus berinteraksi dengan lingkungan dan mencapai keseimbangan dinamis selama ada kapasitas kerja transformasi energi.

2. Ruang Lingkup Waktu Pengawasan

Langkah-langkah pengawasan dapat dibagi menjadi tiga fase, yaitu: (a) Pengawasan awal ; (b) Pengawasan tengah berjalan ; (c) Pengawasan akhir. Maksud dari pengawasan awal yang mendahului tindakan adalah tiada lain untuk mencegah serta membatasi sedini mungkin kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan sebelum terjadi. Sedangkan pengawasan tengah berjalan dilakukan untuk memantau kegiatan yang sedang dilaksanakan. Sementara pengawasan akhir tidak berdiri sendiri tetapi merupakan kombinasi dari pengawasan awal dan tengah.

Objek daripada Pengawasan

a. Pengawasan Terhadap Tenaga Kerja

Tanggung jawab yang utama untuk pemeliharaan jumlah tenaga kerja yang seimbang merupakan bagian dari keputusan para manajer. Lebih jauh, adanya kontrol terhadap tenaga kerja manusia yang diterapkan pada tugas pekerjaan atau dalam kontrol personil, maka kontrol pusat dapat dipergunakan pengaruhnya. Pemberian gaji upah yang tinggi harus diatur untuk mengontrol jumlah pekerja.

b. Pengawasan Terhadap Keuangan

Pengawasan yang sesungguhnya terhadap biaya pengeluaran dilakukan dengan melakukan pemerikasaan buku (auditing) dan accounting dalam catatan-catatan yang teliti. Sesudah dana-dana dipergunakan, maka diadakan suatu pengawasan yang lebih jauh untuk memeriksa kebenaran daripada pengeluaran biaya, yang biasanya dilakukan oleh para ahli. Aspek yang penting lainnya daripada pengawasan keuangan itu adalah harus berhubungan dengan biaya-biaya operasi. Dana yang dikeluarkan dalam kegiatan operasi harus dapat dipertanggungjawabkan dan dapat ditekan seminimum mungkin.

c. Pengawasan Terhadap Waktu

Pengawasan terhadap waktu perlu diadakan karena waktu memiliki sifat-sifat unik, yaitu waktu yang sangat terbatas jumlahnya. Artinya, waktu tidak dapat dibentuk kembali, cepat usang, dan inelastis. Oleh karena itu, seorang manajer perlu memperhitungkan waktu dengan cermat dan tepat. Langkah selanjutnya adalah menjadwalkan keseluruhan kegiatan yang akan dikerjakan kemudian. Dengan mengadakan penjadwalan ini, seseorang dapat merencanakan dan mengatur waktunya lebih baik dan lebih efisien.

d. Pengawasan Terhadap Produksi

Pengawasan terhadap produksi terutama berkenaan dengan penjagaan atau pemeliharaan mengenai efisiensi yang relatif tinggi dari proses-proses pekerjaan dalam setiap unit perusahaan. Mereka memusatkan perhatiannya terhadap bahan-bahan yang diproses, produk yang berwujud atau tidak berwujud, dan metode-metode yang digunakan dalam proses produksi. Pengawasan terhadap produksi dapat membantu perusahaan untuk memperoleh produktivitas yang diharapkan.

Standar, Ukuran, dan Pedoman Kerja

Hal yang sangat penting bagi pertanggungjawaban manajer terhadap administrasi rencana personil adalah menetapkan berbagai standar agar pelaksanaannya berjalan lancar. Standar dapat didefinisikan sebagai suatu kriteria yang dietapkan sungguh-sungguh dimana hasilnya dapat dbandingkan. Sedangkan standardisasi adalah proses pelaksanaan standar tersebut yang bertujuan menghasilkan ukuran seragam. Berbagai jenis standar dapat digunakan dalam pengawasan. Keuntungan dari standardisasi, yaitu: (1) Bagi produsen: (a) produksi terencana; (b) mengurangi penghamburan; (c) peningkatan produksi massa; (d) penyederhanaan pergudangan; (e) pengurangan ongkos produksi. (2) Bagi konsumen: (a) jaminan mutu; (b) perbaikan produk dengan dasar yang sama; (c) harga rendah dengan mutu yang sama. (3) Bagi perekonomian nasional: (a) peningkatan produksi nasional dalam mutu, jumlah, dan kemudahan; (b) perbaikan perimbangan supply dan demand; (c) penurunan ongkos distribusi; (d) pengurangan posisi pasar dunia; (e) peningkatan produktivitas nasional; (f) pengurangan setelah pengertian penyelisihan mengenai order dan kontrak.

Ukuran-ukuran Pekerjaan dan Pedoman

Fungsi-fungsi dari pengurus senantiasa membicarakan terlebih dahulu rencana organisasi dan memberikan petunjuk tentang apa yang seharusnya terjadi di dalam sistem yang sedang diawasi. Pengurus harus menyelidiki apakah rencana-rencana itu telah dikembangkan atau tidak dan apakah organisasi yang telah disusun tersebut memberikan hasil yang memuaskan bagi perusahaan atau bahkan sebaliknya. Pimpinan perusahaan juga harus membuat aturan-aturan pekerjaan yang wajib ditaati oleh seluruh anggota perusahaan dari tingkat bawah sampai yang tinggi. Aturan dan rencana yang telah dibuat kemudian dikembangkan sebagai salah satu bagian dari pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan.

Metode, Teknik, dan Alat Pengawasan

Ketika suatu lembaga/perusahaan berkembang, desentralisasi terjadi semakin berkembang. Desentralisasi ini menuntut perusahaan agar mampu menciptakan metode, teknik, dan alat pengawasan yang sesuai sebagai bagian dari pencapaian tujuan perusahaan. Beberapa metode dan usaha yang digunakan secara luas dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

Ø Membuat program

Ø Pengembangan program

Ø Pelaksanaan program

Ø Peninjauan dan analisis-analisis

Ø Mengintepretasikan penemuan-penemuan

Ø Mengadakan perbandingan

Ø Mencari penyimpangan

Ø Pencatatan dengan tabel

Ø Tindakan yang bersifat memperbaiki

Ø Aspek pengawasan yang lain memperhatikan kritik

Ø Pengawasan sebagai pengendalian

Kualitas sistem pengendalian yang efektif haruslah mencakup aspek-aspek berikut: (1) akurat; (2) tepat waktu; (3) ekonomis; (4) fleksibilitas (5) dapat dimengerti (6) kriteria masuk akal/dapat dipertanggungjawabkan; (7) penempatan yang strategis; (8) penekanan pada pengecualian; (9) kriteria keberagaman; (10) tindakan korektif.

1. Pengendalian Anggaran (Budgeting Control)

Anggaran adalah pernyataan mengenai perencanaan alokasi sumber daya yang dinyatakan dalam istilah keuangan/numerik. Teknik pengendalian kuantitatif yang paling banyak digunakan adalah budget. Budgetary control merupakan perbandingan antara pengeluaran aktual dengan pengeluaran yang telah direncanakan. Untuk mencapai profit, perusahaan harus menjaga seluruh operasi perusahaan sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan atas dasar prinsip-prinsip pengendalian anggaran.

2. Analisis Pulang Pokok (Break Even Analysis)

Analisis pulang pokok merupakan konsep manajemen yang terkenal dan telah digunakan sejak tahun 40-an. Analisis pulang pokok adalah analisis biaya sebagai input dengan output yang dihasilkan yaitu revenue. Model break even analysis memungkinkan hasil yang didapat bisa diuji pada berbagai tingkat permintaan. Melalui penggunaan analisis ini, manajer dapat mempelajari hubungan antara permintaan, penjualan, biaya, dan revenue terutama bagaimana biaya dan volume bisa berakibat terhadap profit.

Dalam mempelajari analisis pulang pokok ini, manajer dapat menjadikan hubungan antara fixed cost, variable cost, penjualan, dan profit sebagai patokan untuk mengetahui keadaan keuangan perusahaannya. Contoh dari biaya variabel adalah biaya tenaga kerja langsung dan biaya bahan baku langsung. Contoh dari biaya tetap adalah pabrik dan peralatan. Hubungan antara fixed cost, variable cost, penjualan, dan profit dapat digambarkan dalam bentuk kurva/gambar. Break Event Point dicapai saat penerimaan total (Total Revenue) sama dengan biaya total (Total Cost). Saat TR lebih besar dari TC, maka akan dicapai laba. Namun apabila TR lebih kecil dari TC, maka akan dicapai rugi.

3. Pengendalian Persediaan (Inventory Control)

Persediaan adalah barang-barang atau bahan-bahan yang tersedia yang akan digunakan untuk usaha perusahaan yang kebanyakan bersifat kontinyu. Meskipun mungkin ada sedikit promosi penjualan dalam penawaran barang tersebut, tetapi persediaan merupakan biaya yang harus dikontrol. Banyak sekali sumber daya perusahaan-perusahaan besar berupa persediaan sehingga kegagalan dalam pengendalian persediaan dapat berarti perbedaan antara keuntungan dan kerugian. Dengan adanya persediaan memungkinkan kebebasan relatif suatu operasi antara dua kegiatan. Ada tiga metode yang dipakai dalam pengendalian persediaan, yaitu :

a) Economic Order Quantity Methode of Inventiry Control, yaitu prosedur untuk menyeimbangkan biaya pemasaran dan biaya pemeliharaan untuk meminimalkan total biaya persediaan.

b) Metode Persediaan ABC, merupakan pengklasifikasian item-item persediaan untuk produk tertentu. Misalnya produk A untuk automobile, produk B kursi, produk C kertas dan pensil, dan seterusnya.

c) Metode Persediaan Just in Time, adalah sistem yang menyatukan arus proses keseluruhan supaya mengurangi pemborosan yang tidak diperlukan, mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas dalam berbagai aktivitas termasuk permintaan suku cadang, sistem persediaan, dan manajemen dana. Ide dasar just in time yang diterapkan dalam sistem persediaan adalah hanya memproduksi apabila ada permintaan dengan cara memenuhi sejumlah/kuantitas yang diminta.

4. Program Linier (Linear Programming)

Kebanyakan manajer harus dapat menyelesaikan masalah mengenai alokasi sumber daya yang terbatas seperti pekerja, mesin, bahan baku, dan uang. Salah satu teknik yang tersedia untuk membantu manajer mengatasi masalah alokasi ini adalah Linear Programming. Pada dasarnya, manajer memakai teknik ini untuk menentukan alokasi terbaik atas sumber daya yang terbatas pada produk-produk alternatif yang memberikan batasan kapasitas untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Masalah-masalah linear programming memiliki tiga elemen penting, yaitu: (a) masalah memiliki fungsi tujuan, misalnya memaksimalkan profit atau meminimumkan cost; (b) keterbatasan atau pembatas yang menentukan variabel-variabel yang harus diketahui; (c) hubungan yang diekspresikan ke dalam model harus linier dan proporsional.

Dalam hal ini, Robbin dan Coulter (2002) memberikan contoh ilustrasi program linier dalam perusahaan yang dipimpin oleh Kamie Bousman dalam mengelola pabrik yang menghasilkan dua jneis produk pewangi rumah tangga yang beraroma kayu manis: lilin bunga rampai dan serpihan kayu yang dijual dalam kantong. Usahanya itu bagus dan ia dapat menjual seluruh produk yang dihasilkannya. Kesulitannya yakni mengingat bahwa kantong bunga rampai maupun lilin itu diproduksi di departemen produksi yang sama, berapa banyak masing-masing produk yang harus dibuatnya untuk memaksimalkan laba? Kamie dapat menggunakan program linier untuk memecahkan masalah alokasi sumber dayanya.

5. Teori Waktu Tunggu (Waiting Line Theory)

Teori waktu tunggu atau Queves digunakan jika pusat jasa/perusahaan dapat membuat perjanjian dengan pelanggannya dan pelanggan mereka mempertahankannya. Masalah garis tunggu memiliki struktur yang sama; input datangnya fasilitas untuk setiap jasa atau proses input ini random. Tujuan dari teori Queving adalah untuk menyeimbangkan biaya untuk mendapatkan garis yang cukup dalam melayani pembeli lawan biaya berhubungan langganan karena garis yang tidak cukup.

6. Analisis Rasio (Ratio Analysis)

Analisis rasio yang biasanya digunakan untuk mengevaluasi kondisi keuangan suatu organisasi ialah dengan cara mengambil data dari laporan keuangan, kemudian menghitung rasio atau presentase, setelah itu dianalisis. Rasio adalah pembagian satu angka dengan angka lain. Meskipun analisis rasio utamanya diaplikasikan pada data keuangan, tetapi memiliki fungsi aplikasi yang sangat banyak. Rasio-rasio yang sering digunakan ialah rasio likuiditas, leverage, aktivitas, dan profitabilitas. Rasio likuiditas mengukur kapasitas organisasi untuk melihat obligasi jangka pendek terhadap asset likuidnya. Rasio likuiditas sangat menarik bagi kreditor perusahaan jangka pendek. Rasio leverage menunjukkan kapasitas perusahaan untik melihat hutang obligasi jangka pendek dan jangka panjang.

Untuk mengetahui posisi keuangan, berikut diberikan gambaran mengenai rasio-rasio yang berhubungan dengan kondisi keuangan, diantaranya: (1) Rasio rentabilitas ialah kemampuan untuk memperoleh laba dari asset yang ditanam; (2) Rasio likuiditas adalah kemampuan untuk menjamin kelancaran dalam dalam memenuhi kewajiban-kewajiban jangka pendek; (3) Rasio solvabilitas adalah kemampuan untuk membayar semua kewajiban jangka panjang; (4) Rasio efektivitas penggunaan dana adalah kemampuan untuk menggunakan aktiva yang dimiliki untuk memperoleh pendapatan; (5) Rasio aktivitas adalah kemampuan operasional yang menunjukkan hubungan penjualan dengan persediaan dan modal kerja.

7. Program Evaluasi dan Teknik Review (Program Evaluation & Review Technique)

Program evaluasi dan teknik review adalah teknik perencanaan dan pengendalian yang melibatkan proyek-proyek kompleks seperti jaringan (networks) dari suatu kejadian atau aktivitas dengan perhitungan waktu yang diharapkan. Kejadian terjadi di awal atau di akhir tidak digunakan digunakan waktu atau sumber daya, tetapi diwakili oleh lingkaran dan titik dalam jaringan (network). Aktivitas itu diasumsikan sebagai elemen penggunaan waktu dalam program dan diwakili oleh anak panah.

Aplikasi Program Evaluation & Review Technique (PERT) pada Air Craft untuk mencapai kontrak produksi dilakukan dengan langkah-langkah berikut: (1) menentukan tujuan proyek dan menguraikannya; (2) mendaftar kegiatanyang ada dalam proyek; (3) membuat ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan aktivitas proyek; (4) menentukan waktu yang diharapkan dan diperkirakan untuk menyelesaikan tiap aktivitas; (5) menentukan critical path, yaitu path terpanjang dari semua start sampai finishnya proyek; (6) menentukan kemungkinan penyelesaian keseluruhan proyek atau aktivitas tertentu tepat waktu.

8. Pengendalian Mutu (Quality Control)

Mutu adalah tingkat keunggulan suatu barang atau jasa sedangkan quality control maksudnya ialah perusahaan berusaha menjamin bahwa barang dan jasanya bisa memenuhi kebutuhan yang memakainya. Untuk memaksimalkan kualitas tidak cukup hanya dengan memiliki tujuan. Manajer harus membuat standard an tingkat kualitas yang sesuai dengan tujuan organisasi. Manajer harus menyadari bahwa seiring dengan meningkatnya kualitas, biaya juga akan naik atau dengan kata lain adanya biaya kualitas (quality costs).

Tiga cara untuk mencapai kualitas standar barang dapat dilakukan dengan cara berikut: (a) penerimaan sampling atau acceptance sampling adalah proses pemerikasaan atau inspeksi sejumlah output atau input untuk menentukan penerimaan Iapakah bisa atai tidak); (b) proses pengendalian statistik atau statistical process control adalah teknik terakhir dalam usaha mencapai standar yang mengukur kinerja proses pabrikan dengan pengawasan hati-hati terhadap perubahan apapun pada produk; (c) bagian kontrol atau control chart) adalah grafik yang menunjukkan seberapa dekat sampel barang dan jasa mencapai standar dalam waktu tertentu.

Over Control

Dalam organisasi yang luas, selalu ada masalah dalam mempertahankan informasi yang perlu untuk maksud pengendalian-pengendalian. Kurangnya gambaran tentang tindakan-tindakan pengendalian menunjukkan kemiskinan manajemen, seperti struktur organisasi yang meragukan atau kurangnya pengarahan-pengarahan yang kurang dipahami. Untuk menghindari situasi demikian, seringkali tejadi seorang manajer terpaksa memekerjakan pegawainya sebagai report control. Mereka sebagian besar mempelajari permohonan penambahan informasi untuk mencapai keberlakuan pekerja.

Penggunaan Alat-alat Elektronik

Salah satu aspek dalam proses pengawasan yang kini sangat berkembang dan banyak digunakan adalah alat pengawas otomatis. Mereka digunakan dalam dua cara. Pertama disebut otak-otak elektronik yang melibatkan banyak sekali fakta-fakta aktual yang dimasukkan atau dikeluarkan dimana jawaban di dapat dalam waktu sebentar. Dalam hal ini berarti mengambil hubungan berbagai tindakan dari berbagai keahlian khusus. Kedua adalah metode pemakaian pemasangan alat pengawas elektronik secara langsung dengan alat-alat mesin. Penggunaan semacam ini mungkin untuk meningkatkan hasil tanam-tanaman untuk mempertahankan dan pengawasan harus dibuat kemungkinan untuk meningkatkan efisiensi kerja yang bergantung pada perkembangan ilmu dan ahli mesin yang akan memberi banyak kesempatan untuk menghemat. Seperti halnya pengawasan komputer dari tingkat mikro sampai tingkat paling canggih. Mengadakan pengendalian kerja pada fase terakhir putaan manajemen adalah penting.

Buku Sumber: Manajemen karangan Maman Ukas.